Sebelum Kapal Tiba

Sebelum kapal tiba, prinsipal (pemilik kapal) mengadakan kontak atau komunikasi dengan pihak perusahaan / agen yang ditunjuk, untuk pemberitahuan laporan kedatangan kapal. Biasanya pemberitahuan ini dilaksanakan 1 – 2 hari sebelum kapal tiba agar pihak perusahaan pelayaran dapat mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan. Prinsipal sebelum membuat Letter Of Appointment (surat persetujuan) yang ditunjuk kepada perusahaan pelayaran. Surat ini dibuat dengan maksud apabila kapal membutuhkan sesuatu maka kapal dapat meminta pada agen yang ditunjuk oleh prinsipal. Setelah mengetahui kapal akan datang maka perusahaan pelayaran membuat rencana operasi kedatangan kapal yang diajukan pada instansi-instansi yang terkait didalam lingkungan kerja pelabuhan, antara lain :
a	ADPEL (Administrator Pelabuhan)
b	PELINDO (Pelabuhan Indonesia)
c	Karantina Kesehatan
d	Imigrasi
e	Bea dan Cukai
f	Divisi Kepanduan
g	Kesehatan Pelabuhan
h	TNI AL dan Polisi Pelabuhan
Setelah agen perusahaan pelayaran menerima Cable Master dari nakhoda mengenai kepastian kedatangan kapal yang berisi jam dan tanggal, maka seterusnya diajukan permohonan pengguna jasa untuk kapal ke pihak instansi yang terkait di bagian Divisi Usaha dengan dilampirkan Cable Master, Letter Of Appointment dan laporan kedatangan kapal. Hal ini berlaku 24 jam sebelum kapal berada di pelabuhan. Permohonan tersebut (Blanko Model I A) di bagi menjadi 4 (empat) kolom yaitu :
a	Data-data kapal
b	Permohonan Jasa Labuh atau Jasa Tambat
c	Permohonan Air Tawar
d	Permohonan Jasa Pandu maupun Tunda
Apabila permohonan tersebut disetujui oleh pihak instansi yang terkait maka akan mengeluarkan surat keputusan pemberitahuan pemakaian fasilitas dermaga. Setelah mendapat ijin berlabuh, agen menghubungi pandu untuk menata fasilitas pandu guna membantu nakhoda kapal dengan memberikan informasi tentang keadaan perairan dari luar pelabuhan menuju dermaga pelabuhan yang telah ditentukan.