Dokumen Kapal dan Sistem Pelaporan

Dokumen Kapal dan Sistem Pelaporan


1
Bidang Dek

a
Buku – buku yang ada di kapal


-
Peta-peta laut/sungai dan lain-lain


-
Petunjuk Pelaut


-
List Of Lights


-
Catalogus peta - peta


-
Nautical Almanac


-
Nautical Tables


-
Peta Bintang-bintang


-
Daftar pasang surut dan daftar arus


-
Buku harian kapal yang berlaku


-
Daftar Peta


-
Buku jaga mualim


-
Look Book


-
Buku olah gerak


-
Night Order


-
Buku  hitungan


-
Jurnal kompas


-
Jurnal waktu


-
Jurnal radio


-
Daftar kemudi


-
Publikasi “perambuan”


-
Ijin pemakaian ketel


-
Ijin radio


-
Sertifikat pemeriksaan instrumen-instrumen


-
Penuntun pemakaian obat-obatan


-
Gambar- gambar kapal


-
Buku-buku manual mengenai kapal


-
Buku -buku peraturan nasional/internasional


-
Daftar hukuman


-
Catatan lainnya mengenai kematian di laut, catatan sipil, mayat, wasiat


-
Dan lain-lain.


Surat-surat yang ada di kapal


-
Daftar ABK (monsterrol, sijil, crew list)


-
Petikan dari daftar kapal (kepemilikan, surat jual beli dan sebagainya)


-
Manifest, cognossement


-
Surat ijin berlayar


-
Surat kesehatan


-
Ijazah para perwira


-
Surat laut, surat ukur


-
Sertfikat-sertifikat kesempurnaan, keselamatan perlengkapan (life raft, CO2), keselamatan konstruksi, pencegahan polusi, kesel, radio, bebas tikus, hull/machinery, load line, cargo gear, boiler, penumpang.


-
Serifikat jangkar/rantai


-
Dokumen-dokumen asuransi


-
Continous survey list


-
Kisah kapal


-
Buku kerja


-
Arsip-arsip laporan kapal, tanda terima barang/jasa, laporam repair, peristiwa besar (docking, kandas, kebakaran, tabrakan, muatan rusak/hilang), surat-surat masuk/ keluar dan sebagainya.


-
Surat-surat muatan, stowage plan dan sebagainya


-
Buku inventaris dek


-
Buku posisi air tawar dan got di palka-palka


-
Laporan Conduite ABK dek


-
Dan lain-lain


b
Surat/laporan ke kantor pusat oleh bagian dek


-
Voyage report setiap selesai voyage ke Armada


-
Menyampaikan copy look book ke Armada


-
Tiap 6 bulan menyampaikan daftar inventaris ke Armada


-
Laporan ke Armada bila selesai docking, repair maintenance, survey, supply perbekalan, spare parts, deck stores.


-
Daftar masa berlakunya sertifikat-sertifikat ke Armada


-
Laporan 3 hari sekali: noon position, haluan, kecepatan kapal, ETA pelabuhan berikutnya ke Armada dan Usaha.


-
Tiap meninggalkan pelabuhan melaporkan : ETD kapal dan ETA pelabuhan berikutnya, draft kapal, total on board (Cargo, MFO, MDF, air) Bongkar/muat muatan, ke Armada dan Usaha.


-
Kejadian-kejadian penting dalam pelayaran ke Armada


-
Setiap selesai voyage, mengirimkan pertanggungjawaban keuangan dan permintaan uang lagi keuangan dan Armada


-
Mengajukan permintaan supply, repair/maintenance/survey ke Armada atau cabang/agen.


-
Laporan timbang terima nakhoda/perwira dengan lampirannya ke Armada


-
Menyampaikan dokumen-dokumen asuransi sesuai kisah kapal dan sebagainya bila terjadi  kejadian penting yang merugikan.


-
Melaporkan muatan, stowage dan sebagainya ke usaha.


-
Melaporkan kejadian-kejadian penting yang ada hubungannya dengan buku – buku dan sertifikat-sertifikat tersebut ada butir 1.  a di atas.

2
Bidang Mesin

a
Buku, surat, sertifikat penting di bagian mesin


1
Look book dan olah gerak.


2
Buku continous survey, survey report dan sertifikat-sertifikat class bagian mesin.


3
Peraturan dinas, surat-surat edaran buku inventaris mesin dan laporannya.


4
Buku-buku manual mesin dan listrik, gambar-gambar dari mesin dari saluran-saluran.


5
Arsip-arsip dari surat-surat keluar/masuk, tanda terima spare parts/stores/bunker, berita acara pekerjaan repair/maintenance, voyage reports, laporan-laporan repair, survey, maintenance, permintaan supply spare parts-stores-bunker dan permintaan repair/maintenance.


6
Buku-buku yang perlu diadakan/dibuat



-
Planned maitenance system implentasinya dan evaluasinya.



-
Sejarah mesin mengenai kejadian-kejadian penting mesin dan instalasinya, biasanya berdasarkan hasil survey oleh class.



-
Data-data penting dari permesinan



-
Catatan penerimaan, penggunaan dan stok akhir dari spare parts, stores, minyak lumas, bunker.



-
Dan sebagainya.



7
Dan lain-lain

b
Yang perlu diajukan/dilaporkan ke kantor pusat


1
Membuat voyage reports dengan melaporkan : suhu, tekanan, pengukuran data-data penting dari mesi/listrik, penerimaan/pemakaian/stock akhir dari bunker dan minyak lumas, catatan khusus dalam pelayaran.


2
Melaporkan rician repair, maintenance, survey, docking report dan kejadian-kejadian penting di bidang mesin.


3
Melaporkan data-data maintenance seperti ukuran-ukuran cyl liner, piston, crankweb deflection, hasil diagram pembakaran dan sebagainya.


4
Mengajukan permintaan repair, docking dan repair list, permintaan maintenance, survey, supply barang stores, spare part, minyak lumas, bunker.


5
Melaporkan hasil temuan-temuan atau research penting di bidang permesinan.


6
Dan lain-lain.

3
Bidang Sipil

a
Buku-buku/surat-surat bidang sipil


1
Mengerjakan buku perbekalan mengenai tata usaha makanan dan minuman, rokok dan sebagainya, yang ditutup tiap akhir bulan dengan catatan sisa akhir.


2
Daftar inventaris bidang sipil.


3
Daftar harian jumlah orang yang diberi makanan termasuk penumpang (bila ada).


4
Daftar pencucian perlengkapan kamar.


5
Dan lain-lain.


b
Yang perlu diajukan/dilaporkan ke kantor pusat.


Pertanggungjawaban bulanan, mengenai:


1
Keuangan untuk makanan/minuman yang dibeli dengan tunai.


2
Daftar orang-orang yang diberi makanan/minuman termasuk penumpang (bila ada).


3
Minuman dan rokok untuk representasi.


4
Penerimaan dan pemakaian bahan makanan/minuman termasuk penumpang dengan lampiran :



-
Daftar minuman



-
Buku menu



-
Rekening bahan makanan yang dibeli.



-
Daftar (bon) untuk representasi.


5
Permintaan bahan makanan, minuman, rokok, dan sebagainya.


6
Dan lain-lain

4
Bidang Radio

Dokumen yang harus ada di stasiun radio

a
Izin radio untuk kapal laut

b
Sertifikat kesejahteraan radio telegrafi

c
Surat pengesahan instruksi radio

d
Sertifikat dari perwira radio

e
Buku harian radio

f
List of callsigns of stations

g
List of coast stations, ships stations, radio determinantion special service station.