1 | Bidang Dek |
| a | Buku – buku yang ada di kapal |
|
| - | Peta-peta laut/sungai dan lain-lain |
|
| - | Petunjuk Pelaut |
|
| - | List Of Lights |
|
| - | Catalogus peta - peta |
|
| - | Nautical Almanac |
|
| - | Nautical Tables |
|
| - | Peta Bintang-bintang |
|
| - | Daftar pasang surut dan daftar arus |
|
| - | Buku harian kapal yang berlaku |
|
| - | Daftar Peta |
|
| - | Buku jaga mualim |
|
| - | Look Book |
|
| - | Buku olah gerak |
|
| - | Night Order |
|
| - | Buku hitungan |
|
| - | Jurnal kompas |
|
| - | Jurnal waktu |
|
| - | Jurnal radio |
|
| - | Daftar kemudi |
|
| - | Publikasi “perambuan” |
|
| - | Ijin pemakaian ketel |
|
| - | Ijin radio |
|
| - | Sertifikat pemeriksaan instrumen-instrumen |
|
| - | Penuntun pemakaian obat-obatan |
|
| - | Gambar- gambar kapal |
|
| - | Buku-buku manual mengenai kapal |
|
| - | Buku -buku peraturan nasional/internasional |
|
| - | Daftar hukuman |
|
| - | Catatan lainnya mengenai kematian di laut, catatan sipil, mayat, wasiat |
|
| - | Dan lain-lain.
|
| Surat-surat yang ada di kapal |
|
| - | Daftar ABK (monsterrol, sijil, crew list) |
|
| - | Petikan dari daftar kapal (kepemilikan, surat jual beli dan sebagainya) |
|
| - | Manifest, cognossement |
|
| - | Surat ijin berlayar |
|
| - | Surat kesehatan |
|
| - | Ijazah para perwira |
|
| - | Surat laut, surat ukur |
|
| - | Sertfikat-sertifikat kesempurnaan, keselamatan perlengkapan (life raft, CO2), keselamatan konstruksi, pencegahan polusi, kesel, radio, bebas tikus, hull/machinery, load line, cargo gear, boiler, penumpang. |
|
| - | Serifikat jangkar/rantai |
|
| - | Dokumen-dokumen asuransi |
|
| - | Continous survey list |
|
| - | Kisah kapal |
|
| - | Buku kerja |
|
| - | Arsip-arsip laporan kapal, tanda terima barang/jasa, laporam repair, peristiwa besar (docking, kandas, kebakaran, tabrakan, muatan rusak/hilang), surat-surat masuk/ keluar dan sebagainya. |
|
| - | Surat-surat muatan, stowage plan dan sebagainya |
|
| - | Buku inventaris dek |
|
| - | Buku posisi air tawar dan got di palka-palka |
|
| - | Laporan Conduite ABK dek |
|
| - | Dan lain-lain
|
| b | Surat/laporan ke kantor pusat oleh bagian dek |
|
| - | Voyage report setiap selesai voyage ke Armada |
|
| - | Menyampaikan copy look book ke Armada |
|
| - | Tiap 6 bulan menyampaikan daftar inventaris ke Armada |
|
| - | Laporan ke Armada bila selesai docking, repair maintenance, survey, supply perbekalan, spare parts, deck stores. |
|
| - | Daftar masa berlakunya sertifikat-sertifikat ke Armada |
|
| - | Laporan 3 hari sekali: noon position, haluan, kecepatan kapal, ETA pelabuhan berikutnya ke Armada dan Usaha. |
|
| - | Tiap meninggalkan pelabuhan melaporkan : ETD kapal dan ETA pelabuhan berikutnya, draft kapal, total on board (Cargo, MFO, MDF, air) Bongkar/muat muatan, ke Armada dan Usaha. |
|
| - | Kejadian-kejadian penting dalam pelayaran ke Armada |
|
| - | Setiap selesai voyage, mengirimkan pertanggungjawaban keuangan dan permintaan uang lagi keuangan dan Armada |
|
| - | Mengajukan permintaan supply, repair/maintenance/survey ke Armada atau cabang/agen. |
|
| - | Laporan timbang terima nakhoda/perwira dengan lampirannya ke Armada |
|
| - | Menyampaikan dokumen-dokumen asuransi sesuai kisah kapal dan sebagainya bila terjadi kejadian penting yang merugikan. |
|
| - | Melaporkan muatan, stowage dan sebagainya ke usaha. |
|
| - | Melaporkan kejadian-kejadian penting yang ada hubungannya dengan buku – buku dan sertifikat-sertifikat tersebut ada butir 1. a di atas.
|
2 | Bidang Mesin |
| a | Buku, surat, sertifikat penting di bagian mesin |
|
| 1 | Look book dan olah gerak. |
|
| 2 | Buku continous survey, survey report dan sertifikat-sertifikat class bagian mesin. |
|
| 3 | Peraturan dinas, surat-surat edaran buku inventaris mesin dan laporannya. |
|
| 4 | Buku-buku manual mesin dan listrik, gambar-gambar dari mesin dari saluran-saluran. |
|
| 5 | Arsip-arsip dari surat-surat keluar/masuk, tanda terima spare parts/stores/bunker, berita acara pekerjaan repair/maintenance, voyage reports, laporan-laporan repair, survey, maintenance, permintaan supply spare parts-stores-bunker dan permintaan repair/maintenance. |
|
| 6 | Buku-buku yang perlu diadakan/dibuat |
|
|
| - | Planned maitenance system implentasinya dan evaluasinya. |
|
|
| - | Sejarah mesin mengenai kejadian-kejadian penting mesin dan instalasinya, biasanya berdasarkan hasil survey oleh class. |
|
|
| - | Data-data penting dari permesinan |
|
|
| - | Catatan penerimaan, penggunaan dan stok akhir dari spare parts, stores, minyak lumas, bunker. |
|
|
| - | Dan sebagainya.
|
|
| 7 | Dan lain-lain |
| b | Yang perlu diajukan/dilaporkan ke kantor pusat |
|
| 1 | Membuat voyage reports dengan melaporkan : suhu, tekanan, pengukuran data-data penting dari mesi/listrik, penerimaan/pemakaian/stock akhir dari bunker dan minyak lumas, catatan khusus dalam pelayaran. |
|
| 2 | Melaporkan rician repair, maintenance, survey, docking report dan kejadian-kejadian penting di bidang mesin. |
|
| 3 | Melaporkan data-data maintenance seperti ukuran-ukuran cyl liner, piston, crankweb deflection, hasil diagram pembakaran dan sebagainya. |
|
| 4 | Mengajukan permintaan repair, docking dan repair list, permintaan maintenance, survey, supply barang stores, spare part, minyak lumas, bunker. |
|
| 5 | Melaporkan hasil temuan-temuan atau research penting di bidang permesinan. |
|
| 6 | Dan lain-lain.
|
3 | Bidang Sipil |
| a | Buku-buku/surat-surat bidang sipil |
|
| 1 | Mengerjakan buku perbekalan mengenai tata usaha makanan dan minuman, rokok dan sebagainya, yang ditutup tiap akhir bulan dengan catatan sisa akhir. |
|
| 2 | Daftar inventaris bidang sipil. |
|
| 3 | Daftar harian jumlah orang yang diberi makanan termasuk penumpang (bila ada). |
|
| 4 | Daftar pencucian perlengkapan kamar. |
|
| 5 | Dan lain-lain.
|
| b | Yang perlu diajukan/dilaporkan ke kantor pusat. |
|
| Pertanggungjawaban bulanan, mengenai: |
|
| 1 | Keuangan untuk makanan/minuman yang dibeli dengan tunai. |
|
| 2 | Daftar orang-orang yang diberi makanan/minuman termasuk penumpang (bila ada). |
|
| 3 | Minuman dan rokok untuk representasi. |
|
| 4 | Penerimaan dan pemakaian bahan makanan/minuman termasuk penumpang dengan lampiran : |
|
|
| - | Daftar minuman |
|
|
| - | Buku menu |
|
|
| - | Rekening bahan makanan yang dibeli. |
|
|
| - | Daftar (bon) untuk representasi. |
|
| 5 | Permintaan bahan makanan, minuman, rokok, dan sebagainya. |
|
| 6 | Dan lain-lain
|
4 | Bidang Radio |
| Dokumen yang harus ada di stasiun radio |
| a | Izin radio untuk kapal laut |
| b | Sertifikat kesejahteraan radio telegrafi |
| c | Surat pengesahan instruksi radio |
| d | Sertifikat dari perwira radio |
| e | Buku harian radio |
| f | List of callsigns of stations |
| g | List of coast stations, ships stations, radio determinantion special service station. |
